SMS xác nhận cuộc hẹn: mẫu hoàn hảo

🤝 Tại sao SMS là người bạn tốt nhất của bạn để xác nhận cuộc hẹn?

Có thể bạn sẽ tự hỏi: "Tại sao phải phiền phức với một SMS khi một email cũng đủ?". Một câu hỏi tuyệt vời! Nhưng số liệu nói lên tất cả. Hãy chú ý: tỷ lệ mở SMS đạt đến đỉnh cao, với điểm số ấn tượng là 98%, trong khi chỉ có 20% đối với email. Và đó chưa phải là tất cả! Phần lớn SMS, tức là 95%, được đọc trong vòng ba phút nhỏ sau khi nhận. Bạn có thể thấy rằng đây là kênh giao tiếp trực tiếp và tức thì nhất mà bạn có thể tìm thấy.

Hãy tưởng tượng một chút: bạn gửi một xác nhận cuộc hẹn và bạn gần như chắc chắn rằng khách hàng của bạn sẽ thấy nó, và điều đó xảy ra gần như ngay lập tức. Thật sự là rất yên tâm, phải không? Không cần phải cầu nguyện rằng email của bạn sẽ không bị lạc trong các thư rác.

Kỷ niệm cá nhân :

Tôi nhớ một người thợ cắt tóc, hãy gọi cô ấy là Chloé, người đã gần như phát điên vì những cuộc hẹn bị bỏ lỡ. Cô ấy đã lãng phí rất nhiều thời gian và, tất nhiên, tiền bạc. Một ngày, cô ấy quyết định thử xác nhận cuộc hẹn qua SMS. Ban đầu, cô ấy rất hoài nghi. Và rồi, điều kỳ diệu xảy ra! ✨ Tỷ lệ vắng mặt của cô ấy đã giảm đáng kể. Cô ấy đã chia sẻ với tôi rằng đó là đêm và ngày. Khách hàng của cô ấy rất hài lòng với lời nhắc nhở tiện lợi này, và cô ấy cuối cùng có thể tổ chức lịch trình của mình một cách bình tĩnh.

Lợi ích:

• ⏰ Tiết kiệm thời gian đáng kể:

  Chấm dứt những cuộc gọi nhắc nhở kéo dài vô tận. Một SMS để xác nhận cuộc hẹn chỉ cần vài cú nhấp chuột, và mọi thứ sẽ ổn.

• 😎 Hình ảnh thương hiệu tuyệt vời:

  Gửi một SMS xác nhận, đó là cách bạn cho khách hàng thấy rằng bạn hiện đại, có tổ chức, chu đáo và quan tâm đến họ. Đó là một chi tiết nhỏ nhưng tạo ra sự khác biệt lớn và củng cố niềm tin.

• 🧘‍♀️ Ít căng thẳng, nhiều kinh doanh:

  Bằng cách giảm thiểu các cuộc hẹn không được tôn trọng, bạn tối ưu hóa lịch trình của mình, tăng hiệu quả và, cuối cùng, cải thiện độ sinh lời của hoạt động của bạn. Đó là điều hiển nhiên! Thực tế, một số chuyên gia ước tính rằng hành động đơn giản này có thể giảm một phần tư số cuộc hẹn bị bỏ lỡ, không tồi phải không?

Bạn thấy đấy, SMS marketing không chỉ là một món đồ chơi. Nó là một công cụ mạnh mẽ và cực kỳ hiệu quả cho tất cả các chuyên gia quản lý các cuộc hẹn, cho dù bạn làm việc trong lĩnh vực làm đẹp, y tế, bất động sản hay thậm chí là ô tô.

🧪 Những thành phần bí mật của một SMS xác nhận hoàn hảo

Bây giờ bạn đã được thuyết phục về sự hữu ích của SMS để xác nhận cuộc hẹn, hãy chuyển sang thực hành. Làm thế nào để viết thông điệp lý tưởng? Nó giống như một công thức nấu ăn: bạn cần những thành phần đúng, với tỷ lệ hợp lý.

Sự rõ ràng là điều quan trọng nhất: hãy đơn giản và trực tiếp

Một SMS thì ngắn gọn. Rất ngắn. Thông thường, chúng ta chỉ giữ trong khoảng 160 ký tự để đảm bảo rằng tin nhắn hiển thị đầy đủ trên tất cả các điện thoại. Vì vậy, đừng nói lan man! Hãy vào thẳng vấn đề. Khách hàng của bạn phải hiểu những điều thiết yếu chỉ trong một cái chớp mắt.

Dưới đây là những thông tin cần thiết để bao gồm:

• Tên của bạn hoặc tên doanh nghiệp của bạn:

  Đó là cơ bản, nhưng đôi khi chúng ta quên. Khách hàng cần biết ai đang viết cho họ.

• Tên khách hàng:

  Cá nhân hóa là chìa khóa! Một "Xin chào [Tên]" ấm áp và hấp dẫn hơn nhiều so với một "Xin chào" đơn giản.

• Ngày và giờ của cuộc hẹn:

  Đây là thông tin chính, vì vậy hãy đảm bảo rằng nó dễ thấy.

• Địa điểm của cuộc hẹn (nếu cần):

  Nếu bạn có nhiều địa chỉ hoặc nếu đây là cuộc hẹn đầu tiên, hãy chỉ rõ địa điểm.

Cá nhân hóa: điểm nhấn tạo nên sự khác biệt.

Chúng ta đã nói về điều này, nhưng tôi nhấn mạnh: hãy cá nhân hóa tin nhắn của bạn! Một SMS chuyên nghiệp, ví dụ một tin nhắn bao gồm tên khách hàng cho thấy bạn coi họ là một con người thực sự, không chỉ là một số đơn giản trong cơ sở dữ liệu của bạn. Đó là một cách tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ gần gũi và tin cậy.

Lời kêu gọi hành động: khuyến khích phản hồi

Để chắc chắn 100% rằng khách hàng của bạn đã ghi nhớ cuộc hẹn, tốt nhất là yêu cầu họ xác nhận sự có mặt. Đó là điều chúng ta gọi là một lời kêu gọi hành động.

Một vài ví dụ đơn giản và hiệu quả:

• "Trả lời CÓ để xác nhận"

• "Trong trường hợp không thể, xin vui lòng thông báo cho chúng tôi qua [Số điện thoại]"

• "Để thay đổi hoặc hủy, nhấp vào đây: [Liên kết]"

Câu đơn giản này cho phép bạn cập nhật lịch trình của mình theo thời gian thực và tránh những bất ngờ không mong muốn.

📝 Ví dụ SMS chuyên nghiệp để sao chép mà không do dự!

Đủ lý thuyết, hãy chuyển sang những ví dụ cụ thể! Đây là một số mẫu SMS để xác nhận cuộc hẹn mà bạn có thể điều chỉnh cho lĩnh vực hoạt động của mình và phong cách của bạn. Đừng ngần ngại thêm vào chút cá tính của bạn và, tất nhiên, các biểu tượng cảm xúc để làm cho mọi thứ trở nên thú vị hơn! 😉

Cổ điển, đơn giản và hiệu quả: mẫu này đi thẳng vào vấn đề, rất phù hợp cho hầu hết các tình huống.

• "Xin chào [Tên], xác nhận cuộc hẹn của bạn tại [Tên công ty của bạn] vào [Ngày] lúc [Giờ]. Trong trường hợp có sự cố, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua [Số]. Hẹn gặp lại! 😊"

• "Xin chào [Tên]! 👋 Chỉ là một tin nhắn nhỏ để xác nhận cuộc hẹn của bạn vào [Ngày] lúc [Giờ] với [Tên nhân viên]. Cảm ơn bạn hãy trả lời CÓ để xác nhận sự có mặt của bạn. Rất mong được gặp bạn!"

Mẫu với thông tin bổ sung

Lý tưởng nếu bạn cần cung cấp hướng dẫn đặc biệt cho khách hàng của bạn.

• "Xin chào [Tên], cuộc hẹn của bạn cho [Loại dịch vụ] đã được ghi nhận vào [Ngày] lúc [Giờ]. Hãy nhớ mang theo [Tài liệu hoặc vật dụng]. Địa chỉ của chúng tôi: [Địa chỉ]. Cảm ơn và chúc bạn một ngày tốt lành!" ☀️

• "Xác nhận cuộc hẹn của bạn tại [Tên công ty của bạn] vào [Ngày] lúc [Giờ]. Vui lòng đến trước 10 phút. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại. Hẹn gặp lại sớm!" 🚗

Mẫu rất thú vị và thân thiện

Nếu hình ảnh thương hiệu của bạn khá cool và thân thiện, loại tin nhắn này là dành cho bạn.

• "Chào [Tên]! Cuộc hẹn của bạn đã được ghi lại trong lịch của chúng tôi vào [Ngày] lúc [Giờ]. Chúng tôi rất mong được gặp bạn! Đội ngũ của [Tên công ty của bạn]" 🤩.

• "Này [Tên]! Mọi thứ đã sẵn sàng cho cuộc hẹn của bạn vào [Ngày] lúc [Giờ]. Hãy chuẩn bị để được chăm sóc nhé" 😉!

Đừng quên, ví dụ tốt nhất về sms chuyên nghiệp là cái mà phản ánh bạn và nói chuyện với khách hàng của bạn. Hãy sáng tạo!

🤖 Nghệ thuật tự động hóa: làm thế nào để lập trình một SMS?

Gửi SMS xác nhận từng cái một là tốt. Nhưng khi bạn có hàng chục cuộc hẹn mỗi tuần, nó có thể nhanh chóng trở nên tốn thời gian. May mắn thay, công nghệ đã đến để cứu chúng ta! 🙏

Tại sao phải tự động hóa? Siêu năng lực của công nghệ

Tự động hóa, đơn giản là việc lập trình một sms để nó tự gửi đi, mà bạn không cần phải động tay (hoặc gần như vậy). Những lợi ích thật to lớn:

• Không quên:

  Một khi đã được lập trình, bạn sẽ yên tâm. Không còn ghi chú trên màn hình nhắc nhở bạn gửi xác nhận.

• Tiết kiệm thời gian đáng kể:

  Thời gian mà bạn không còn phải gửi SMS, bạn có thể dành cho công việc chính của mình.

• Một giao tiếp nhất quán:

  Tất cả khách hàng của bạn nhận được loại tin nhắn giống nhau, cùng một lúc. Điều này chuyên nghiệp và củng cố hình ảnh của bạn.

Nó hoạt động như thế nào? Các nền tảng SMS sẵn sàng hỗ trợ

Để tự động hóa việc gửi tin nhắn, cách đơn giản nhất là sử dụng một Nền tảng SMS. Có rất nhiều trên thị trường, mỗi cái có những đặc điểm riêng. Những nền tảng này cho phép bạn:

• Tạo mẫu tin nhắn:

  Bạn soạn thảo SMS xác nhận cuộc hẹn một lần cho tất cả, và bạn có thể tái sử dụng nó vô hạn.

• Nhập danh bạ của bạn:

  Bạn có thể dễ dàng tải lên danh sách khách hàng của mình để gửi tin nhắn hàng loạt.

• Lên lịch gửi:

  Bạn chọn ngày và giờ chính xác mà tin nhắn SMS của bạn sẽ được gửi. Ví dụ, bạn có thể quyết định gửi một thông báo xác nhận ngay sau khi đặt lịch hẹn, sau đó là một nhắc nhở 24 hoặc 48 giờ trước.

• Quản lý phản hồi:

  Một số nền tảng cung cấp chức năng “phản hồi tự động SMS”. Ví dụ, nếu một khách hàng trả lời "CÓ", họ có thể nhận được một tin nhắn cảm ơn.

Việc chọn một Nền tảng SMS tốt là rất quan trọng cho một chiến lược tiếp thị SMS thành công. Hãy dành thời gian so sánh các gói dịch vụ và chọn gói phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của bạn.

Bạn có biết không? Trên hầu hết các smartphone Android, bạn có thể đặt lịch gửi SMS trực tiếp từ ứng dụng "Tin nhắn". Đây là một mẹo hữu ích cho những nhu cầu tạm thời!

🕰️ Thời điểm hoàn hảo: khi nào gửi SMS xác nhận?

Chúng ta đã có tin nhắn hoàn hảo, chúng ta biết cách tự động hóa nó... nhưng khi nào thì nên gửi nó? Thời điểm là một yếu tố thiết yếu trong chiến lược Tiếp thị SMS của bạn. Một tin nhắn gửi vào thời điểm không phù hợp có thể bị bỏ qua, thậm chí làm phiền khách hàng của bạn.

Thời điểm đúng để tối đa hóa tác động

Không có quy tắc chung nào, vì thời điểm lý tưởng phụ thuộc rất nhiều vào lĩnh vực hoạt động của bạn và khách hàng của bạn. Tuy nhiên, đây là một số gợi ý để suy nghĩ:

• Xác nhận ngay lập tức:

  Ngay sau khi đặt lịch hẹn, hãy gửi một SMS đầu tiên để xác nhận rằng mọi thứ đã ổn. Điều này ngay lập tức làm khách hàng yên tâm và cung cấp cho họ một bằng chứng viết về khoảng thời gian của họ.

• Nhắc nhở 48 giờ trước:

  Một lời nhắc hai ngày trước cuộc hẹn là một thực hành tuyệt vời. Điều này cho khách hàng thời gian để sắp xếp và, nếu cần, hoãn cuộc hẹn mà không làm bạn khó xử.

• Lời nhắc vào ngày D:

  Đối với những người hay quên (chúng ta đều biết đến những người như vậy!), một lời nhắc nhỏ vào sáng ngày cuộc hẹn có thể rất hữu ích.

Các nghiên cứu về hành vi của người tiêu dùng cho thấy thứ Ba và thứ Năm thường là những ngày mà mọi người dễ tiếp nhận các tin nhắn tiếp thị. Ngược lại, sáng thứ Hai (khi mọi người bận rộn) và chiều thứ Sáu (khi mọi người đã nghĩ đến cuối tuần) có thể cần tránh cho các giao tiếp không khẩn cấp.

Cần tuyệt đối tránh: những sai lầm về thời gian.

• Gửi một tin nhắn quá sớm vào buổi sáng hoặc quá muộn vào buổi tối:

  Hãy tôn trọng giấc ngủ và đời sống riêng tư của khách hàng! 😴

• Gửi tin nhắn vào tối Chủ nhật:

  Điều này thường không phải là thời điểm tốt nhất để thu hút sự chú ý.

• Quấy rối khách hàng của bạn:

  Một hoặc hai lời nhắc là hoàn hảo. Năm lời nhắc thì bắt đầu trở nên quá nhiều!

Bí quyết là tìm được sự cân bằng hoàn hảo. Đừng ngần ngại thử nghiệm các khung thời gian khác nhau và phân tích kết quả để xem cái gì hoạt động tốt nhất cho bạn.

Kết luận: Tin nhắn xác nhận, đồng minh mới của bạn chống căng thẳng!

Và đó là tất cả! Bây giờ bạn đã có mọi thông tin cần thiết để tạo ra tin nhắn xác nhận cuộc hẹn hoàn hảo.

Tóm lại, đây là những điểm chính cần ghi nhớ:

• Tin nhắn SMS là một công cụ tiếp thị qua SMS vô cùng mạnh mẽ với tỷ lệ mở và đọc không thể so sánh.

• Một tin nhắn tốt cần phải rõ ràng, cá nhân hóa và bao gồm một lời kêu gọi hành động.

• Đừng ngần ngại sử dụng các mẫu và điều chỉnh chúng theo phong cách của bạn, với một chút biểu tượng cảm xúc! 😜

• Để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả, hãy nghĩ đến việc lập lịch gửi tin nhắn và sử dụng một nền tảng SMS để tự động hóa việc gửi.

• Thời gian là rất quan trọng: hãy gửi tin nhắn của bạn vào những thời điểm thuận lợi nhất để tối đa hóa tác động của chúng.

Các nghiên cứu về hành vi của người tiêu dùng cho thấy rằng thứ Ba và thứ Năm thường là những ngày mà mọi người dễ dàng tiếp nhận các tin nhắn tiếp thị hơn. Ngược lại, sáng thứ Hai (khi mọi người đều bận rộn) và chiều thứ Sáu (khi mọi người đã nghĩ đến cuối tuần) có thể cần tránh cho các thông điệp không khẩn cấp.

Bằng cách áp dụng những thực hành tốt này, bạn sẽ không chỉ giảm thiểu đáng kể số cuộc hẹn bị bỏ lỡ, mà còn cải thiện mối quan hệ với khách hàng và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp tuyệt đối. Đây là một hành động nhỏ với lợi ích to lớn!

Vậy, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu chưa? Đừng chần chừ nữa và biến sms marketing thành lợi thế tốt nhất của bạn cho một tổ chức không có sai sót và khách hàng hạnh phúc.

🤔 Câu hỏi thường gặp: Chúng tôi trả lời các câu hỏi của bạn!

Tôi có thể sử dụng các từ viết tắt trong sms xác nhận không?

Tốt nhất là nên tránh. Để giữ tính chuyên nghiệp và đảm bảo rằng bạn được hiểu rõ, hãy ưu tiên sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và không có từ viết tắt, ngay cả khi không gian bị hạn chế.

Chi phí gửi sms chuyên nghiệp là bao nhiêu?

Giá cả thay đổi tùy thuộc vào nền tảng sms và khối lượng sms bạn gửi. Nhiều nền tảng cung cấp các gói phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp, và thường thì rất hợp lý, đặc biệt khi nghĩ đến lợi tức đầu tư!

Làm thế nào để có được số điện thoại của khách hàng?

Cách đơn giản nhất là hỏi trực tiếp khi đặt lịch hẹn. Chỉ cần giải thích rằng đó là để gửi xác nhận và nhắc nhở, hầu hết khách hàng sẽ đánh giá cao sự quan tâm này.

Phải làm gì nếu một khách hàng hủy hẹn qua sms?

Đó là một tin tuyệt vời! Điều đó có nghĩa là hệ thống của bạn đang hoạt động. Bạn có thể thiết lập một phản hồi tự động cho sms để xác nhận việc hủy bỏ và, tại sao không, đề xuất một liên kết để đặt lại lịch hẹn. Khung thời gian của bạn đã được giải phóng và bạn có thể đề xuất cho một khách hàng khác. Tất cả mọi người đều có lợi!

Sms xác nhận có phù hợp với tất cả các lĩnh vực không?

Chắc chắn rồi! Dù bạn là bác sĩ, thợ cắt tóc, đại lý bất động sản, thợ sửa xe, huấn luyện viên thể thao... ngay khi bạn quản lý cuộc hẹn, sms xác nhận là một công cụ tuyệt vời để tối ưu hóa tổ chức và giao tiếp của bạn.

🔎 Nguồn

• (1): https://www.webmecanik.com/campagne...
• (2): https://www.smsvertpro.com/sms-conf...
• (3): https://www.smsbox.net/fr/article-1...
• (4): https://www.smsmode.com/confirmatio...
• (5): https://www.twilio.com/fr-fr/blog/1...
• (6): https://fr.organilog.com/29620-exem...
• (7): https://www.jim-box.com/comment-pro...
• (8): https://logicsante.zendesk.com/hc/f...
• (9): https://octopush.com/solutions/camp...
• (10): https://blog.digitaleo.fr/10-exempl...
• (11): https://www.monsieurlead.io/blog/co...
• (12): https://doctolib.zendesk.com/hc/fr/...